Qu'est-ce qu'un ERP en mode Saas ? et un ERP dans le Cloud ?

Le Cloud Computing (« l’informatique dans les nuages »), souvent abrégé en « Cloud », désigne uniquement le fait d’externaliser tout ou partie de ses moyens informatiques dans des Datacenters distants et connectés à internet. On peut ainsi parler d’hébergement informatique en quelque sorte. Il faut également compléter cette définition du Cloud par ces 3 déclinaisons importantes :

Cloud public : les ressources et services Cloud sont mutualisés et accessibles à tout le monde. Cloud privé : les ressources et services Cloud ne sont exploités que par un propriétaire privé (une seule entreprise ou un groupement d’entreprises par exemple). Cloud hybride : les ressources et services sont composés à la fois de solutions en Cloud public et privé pour une même organisation. Alors que le SaaS, pour « Software as a service », désigne plutôt un modèle économique où la solution informatique est hébergée dans le Cloud et pour laquelle on paie en fonction de l’usage que l’on en fait.

Ainsi, le Cloud correspond avant tout à un choix technique tandis que le SaaS correspond avant tout à un choix économique et financier d’utilisation du Cloud, c’est un « mode de consommation ».

« Cloud » et « SaaS » s’opposent donc au mode « On Premise » que nous connaissions jusqu’alors et qui consistait à acheter des licences pour les outils informatiques puis à les installer sur les serveurs de l’entreprise en interne.

Quels sont les avantages d'un ERP dans le Cloud ou en mode Saas ?

Utiliser une solution ERP externalisée et hébergée dans le Cloud présente de nombreux avantages :

Du point de vue technique, la mutualisation des ressources d’un Cloud public permet d’obtenir une plus grande robustesse et de la haute disponibilité, donc de meilleures performances. Avec un taux de disponibilité de plus de 99%, il y a beaucoup moins d’interruptions de service pour les utilisateurs de l’ERP. La dimension « scalabilité » est quasiment sans limite, apportant ainsi les plus grandes garanties d’évolutivité à l’entreprise.

La qualité de services est plus importante grâce au transfert des tâches d’administration sur le prestataire Cloud : sauvegardes automatisées, redondance du stockage, rétablissement des pannes, application des mises à jour, garanties de sécurité… L’entreprise va se décharger de toutes les tâches techniques d’exploitation et de maintenance et va pouvoir utiliser ses outils informatiques avec plus de sérénité.

Des avantages d’usages avec une meilleure accessibilité : la mobilité est native, la complexité initiale d’une organisation multi-sites est supprimée instantanément, cela simplifie le télétravail et renforce souvent la dimension collaborative dans l’entreprise car tout le monde est « connecté ».

Un ERP dans le Cloud ou en mode SaaS sera particulièrement adapté à une entreprise multi-sites ou présente à l’international afin de faciliter le déploiement de nouvelles instances de l’ERP dans le monde entier puisque les fournisseurs d’ERP en mode SaaS prennent mieux en compte les législations multi-pays. Cela permettra aussi de répartir plus facilement les coûts d’exploitation en fonction des usages faits par les filiales.

Est-ce moins cher d’utiliser un ERP en mode SaaS ?

Lorsqu’une PME décide d’utiliser un ERP en mode SaaS alors qu’elle n’a pas encore investi dans un système d’information interne (infrastructure serveurs, licences ERP, etc.), il y a des avantages financiers immédiats puisque cela fait évoluer ses dépenses informatiques vers des dépenses d’exploitation (« OPEX » - Operating Expenditure) plutôt que d’investissements (« CAPEX » - Capital Expenditure).

Un autre point clé pour bénéficier d’économies dans le cadre de l’utilisation d’un ERP en mode SaaS est lié à l’adéquation de la solution avec les besoins de l’entreprise : si les référentiels de données comme les processus de l’entreprise sont plutôt génériques et ne nécessitent pas de personnalisations significatives alors les avantages financiers du SaaS seront rapidement obtenus. L’entreprise pourra rester dans l’environnement Cloud public et suivre les montées de version plus simplement.

On estime que le coût du déploiement d’un projet ERP en mode SaaS peut être généralement inférieur de 20% à 25% au même projet déployé en mode On Premise. En plus d’avoir tendance à rester davantage dans le standard de l’ERP et ainsi accélérer les projets comme nous le verrons à la question suivante, l’économie provient évidemment de la suppression des investissements dans la partie infrastructure Serveurs.

Est-ce plus rapide de déployer un ERP dans le Cloud ?

Choisir d’utiliser un ERP dans le Cloud facilite certains aspects du projet (la suppression de la partie liée à l’Infrastructure Serveurs évidemment) et accélère ainsi le déploiement mais la rapidité de mise en œuvre reste étroitement liée à l’adéquation métier de la solution ERP avec les besoins de l’entreprise. Car l’avantage d’utiliser un ERP dans le Cloud est que l’éditeur peut plus facilement intégrer des mécanismes d’auto-configuration que l’on appelle « accélérateurs de valeurs » chez Unit4. Il s’agit de packages de pré-paramétrages sectoriels développés et maintenus par Unit4 qui contiennent à la fois des fonctionnalités applicatives prêtes à l’emploi et des données métiers régulièrement mises à jour (lisez notre article de Blog sur le sujet).

Une chose est sûre : déployer un ERP dans le Cloud, en favorisant l’adoption du standard par une pédagogie auprès des utilisateurs métiers n’a que des impacts positifs sur le calendrier de déploiement du projet. C’est ainsi que des sociétés en forte croissance qui déploient un ERP en mode SaaS atteignent leur Go Live dans des délais très courts de 4 à 6 mois soit la moitié du temps habituel de déploiement d’un ERP.

Est-ce qu’un ERP Saas évolue plus facilement ?

L’utilisation d’un ERP en mode SaaS permet de bénéficier d’une évolutivité plus facile et de procédures de mise à jour simplifiées, d’autant plus si on l’utilise dans un Cloud public où l’éditeur peut faire évoluer les environnements des clients simultanément. Ainsi, le modèle SaaS va être particulièrement adapté aux sociétés en forte croissance par exemple ou réparties dans le monde entier dans le cadre d’une organisation multi-sites qui pourront facilement faire évoluer les instances accessibles à toutes leurs entités.

Par contre, si l’évolutivité d’un ERP dans le Cloud est quasi sans limite d’un point de vue technique, le modèle Cloud ou SaaS ne change pas les contraintes d’applications des mises à jour lorsque des paramétrages personnalisés ont été fait dans l’ERP. En effet, si l’ERP a été fortement personnalisé, sa mise à jour nécessitera autant de tests de non-régression fonctionnelle que s’il était exploité en mode On Premise.

Peut-on utiliser sa propre infrastructure cloud pour déployer un ERP ? Bien sûr et c’est précisément la conséquence d’une des limites des ERP en mode SaaS accessibles depuis un Cloud public où la fréquence des mises à jour imposée par les éditeurs est parfois trop rapide. Les entreprises ont besoin d’évoluer dans le Cloud à leur propre rythme et cela explique pourquoi beaucoup d’entreprises privilégient encore des ERP installés dans des Cloud privés où elles conservent la latitude des mises à jour lorsqu’elles le souhaitent.

Dès lors que l’on fait évoluer son ERP vers le Cloud ou qu’on l’utilise en mode SaaS, l’entreprise a une très forte dépendance auprès de son prestataire de services Cloud car l’ERP est souvent indispensable à son bon fonctionnement quotidien. De nombreuses questions se posent quant à la fiabilité et la pérennité du prestataire Cloud : quelles sont ses garanties ou ses prévisions d’investissements dans ses Datacenters sont des questions qui reviennent souvent ?

Et c’est ainsi que l’on voir apparaître de plus en plus de configurations en Cloud hybride, qui tire la croissance des investissements aujourd’hui.

Sur quels critères trouver un éditeur d'ERP Saas ?

Les critères de choix d’un ERP en mode SaaS sont un savant mélange des critères classiques comme choisir un ERP spécialisé pour son secteur d’activité dont l’éditeur dispose d’une véritable avance technologique et qui ne se contente pas de proposer son offre historique hébergée.

Sur l’aspect Cloud, les critères de choix essentiels de l’éditeur d’ERP SaaS sont les suivants :

Choisir un éditeur d’ERP travaillant avec les leaders mondiaux de l’hébergement Cloud tels que Microsoft Azure par exemple ou, à défaut, vérifier ses engagements de haute disponibilité, de redondance de site, de répartition du stockage des données, etc. Privilégier un éditeur d’ERP SaaS qui propose une réversibilité complète de son offre : Cloud, Hybride et On Premise ; ceci afin de ne pas se retrouver bloqué en fonction de l’évolution ses besoins dans les prochaines années. Il n’en reste pas moins que le choix d’un ERP dans le Cloud ou en mode SaaS reste conditionné par la valeur apportée dans l’entreprise : productivité, agilité au changement, développement d’avantages stratégiques, etc. Parmi ces valeurs, l’agilité au changement est assurément un des critères de choix les plus importants tant le contexte économique des dernières années a renforcé la nécessité pour les entreprises de ne pas exploiter des solutions informatiques figées ou lourdes à faire évoluer mais plutôt de bénéficier de la plus grande flexibilité et facilité d’utilisation au quotidien.